[자기경영] 시간관리 - 업무 우선 순위 설정하는 방법

♥ 시간관리 - 업무 우선 순위 설정하는 방법

 

<시간관리 매트릭스>

 

주어진 시간동안 얼마나 많이 결과물을/성과물을/만족도를 도출하는가가 평가의 기준이 될 수 있으며 칼퇴의 척도가 될 수 있습니다.

일의 우선순위를 파악하는 데는 시간관리 매트릭스 (Time Matrix)가 큰 도움을 주며 실제로 많이 사용이 됩니다.

시간관리 매트릭스를 구성하는 두 가지 기준과 총 4개의 사분면의 특징을 정리해 둔 것을 확인해보시면 시간관리 매트릭스에 대해 좀 더 이해를 하실 수 있을 것입니다.

 

하지만 막상 시간관리 매트릭스를 자신의 삶에 적용해보려고 해도 각 사분면에 어떠한 내용들이 들어가는지 몰라서 헤매일 때가 있습니다.

  기본적인 이해를 돕기 위해 시간관리 매트릭스를 구성하는 사분면들에는 어떠한 항목들이 들어갈 수 있는지 간단하게 알아보도록 하겠습니다.

  (참고로 사람마다, 상황에 따라 각 사분면에 들어갈 수 있는 항목엔 차이가 있습니다)

 

  A : 급하면서 중요한 일

  B : 중요하지만 급하지 않은 일

  C : 급하지만 중요하지 않은 일

  D : 급하지도 중요하지도 않은 일

 

  '급한 일'과 '급하지 않은 일', '중요한 일'과 '중요하지 않은 일'을 기준으로 이렇게 4개의 영역으로 나누어 각각을 A, B, C, D의 이름을 부쳐보았습니다. 시간관리 매트릭스를 구성하는 각각의 요소들을 좀 더 자세히 살펴보면 다음과 같습니다.

 

 

A : 중요하면서 긴급한 일

 

  긴급하게 발생하는 위기상황 및 긴급회의, 예상치 못한 돌발상황

  마감 시간이 임박한 프로젝트, 회의, 보고

 

B : 중요하지만 급하지 않은 일

 

  자신이 주도적으로 처리하고 있는 업무, 영향력있는 목표달성을 위한 업무

계획 수립, 사고방지를 위한 예방 활동, 사람들과의 관계 형성

미래를 위한 학습과 재충전, 추진하고자 하는 일에 대한 준비활동

삶의 가치관 및 비전 확립

 

C : 급하지만 중요하지 않은 일

 

  쓸데없는 간섭들, 불필요한 보고 및 회의, 다른 사람의 사소한 일

중요하지 않은 이메일, 업무, 전화, 우편, 메시지, 보고서...

사소한 SNS 메시지, 불필요한 방해물들

 

D : 급하지도 중요하지도 않은 일

 

  지나친 휴식, TV시청, 인터넷 서핑, 게임

  사소한 일, 다른 사람들의 뒷담화, 소일거리 활동

  자신의 중요한 일에서 회피하기 위한 활동

  그 밖의 시간을 낭비하게 하는 하찮은 일들.

 

시간관리 매트릭스는 일의 우선순위를 파악할 수 있도록 도와주는 심플하면서도 효과적인 방법입니다.

각 사분면에 들어가는 항목들과 자신에게 폭풍처럼 몰려오는 업무들을 비교해보신 뒤,  우선순위를 잘 따져서 보다 효과적이고 효율적인 시간관리, 업무관리를 하시길 바랍니다.

 

사안의 하나하나를 보고, 어느 사분면에 위치시킬 것인가를 확인하기 보다는,  

일단 '시급성'을 기준으로 두 종류로 분류를 한 다음 '중요성'을 가지고 다시 배치를 하는 것이 좋은 방법입니다.

 

급한일이 짧은 경우에는 중요한 것보다 먼저 처리하는게 효율이 좋을 때도 있습니다.

 

예시)

 

   ① 중요도 높음, 긴급성 높음 (1사분면)

      ▷ 마감시한이 임박한 업무(긴급보고서), 급한 모임, 회의준비, 외부 응대(고객, 언론응대)

 

  ② 중요도 높음, 긴급성 낮음 (2사분면)

     ▷  마감시한에 여유가 있는 업무, 내부 기획보고, 관계구축

 

  ③ 중요도 낮음, 긴급성 높음 (3사분면)

     ▷  마감시한이 있는 내부 행사, 급박한 내부 응대, 일부 회의 및 전화

 

  ④ 중요도 낮음, 긴급성 낮음 (4사분면)

     ▷  마감시한에 여유가 있는 내부업무, 관련없는 메일 처리, 인간관계

 

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