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팀워크를 위한 알짜배기 리얼팁


출처: http://cosmopolitan.joins.com/article/RetArticleView.asp?strArtclCd=A000001648&strFCateCd=AHAA


팀 프로젝트가 쉴 새 없이 이어지는 요즘, 당신 팀의 팀워크는 몇 점인가? 일의 결과와 직결되고 회사 다닐 기분까지 좌지우지하는 팀워크의 비결을 얻기 위해 코스모가 발벗고 나섰다. 팀워크를 위해 직급별로 할 일, 팀 커뮤니케이션 룰, 강력한 팀워크를 자랑하는 팀의 비법, 고민 해결의 팁까지 탐구했으니 느끼고 습득하고 실천하라!




To Do List for Your Team

당신의 현재 직급은? 직급별로 팀워크를 위해 해야 할 일을 알려주겠다. 지금 당신의 행동과 비교해보시길.


신입사원

묻고 배우는 것부터 시작해라

신입사원은 여러모로 배워야 할 것이 많다. 팀의 분위기를 빨리 익히는 것이 중요하기 때문이다. <팀 커뮤니케이션>의 저자이자 커뮤니케이션과 리더십 코칭&컨설팅 전문가인 조운영은 “팀이라는 개념을 이해하고 빨리 적응하면 팀에 도움이 되는 인재로 성장할 수 있어요. 그러기 위해서는 질문을 통해 빨리 배우는 것이 중요하죠. 모르는 것이 있는데도 쑥스러워하면서 누군가가 먼저 알려주기만을 기다린다면 팀에 적응하기 어려울 거예요”라고 조언한다. 복사기 쓰는 기본적인 것부터 협력사에 메일 보내는 법과 같은 애매모호한 것까지 뭐든지 씩씩하게 묻고 배우자. 선배들은 귀찮기보다는 흐뭇하게 생각할 테니까!


훈련을 달게 받아들여라

신입사원이라면 누구나 일정한 훈련 기간을 보내야 한다. 아무리 재능 있는 직원이라도 팀의 문화에 적응하고 호흡을 맞춰가는 시간이 필요하기 때문이다. 조운영은 “훈련 기간 동안 마음에 들지 않는 일을 하고, 자기 스타일대로 일하지 못하는 경우가 발생하더라도 훈련으로 생각하고 받아들이는 태도가 필요해요. 자기 의견을 내지 말고 무조건 복종하라는 것이 아니에요. 의문점이 생기는 건 물어보되, 자신의 스타일과 취향을 내려놓고 받아들이는 과정을 거치라는 거죠”라고 설명한다.


내가 중심이 되어 사고하고 행동해라

자기중심적이고 이기적인 사람이 되라는 말이 아니다. 어떤 상황에서든 자신이 해야 할 일, 할 수 있는 일에 집중하고 상황 탓, 남 탓을 하며 시간을 낭비하지 말라는 것이다. 조운영은 “낯선 환경에서 새로운 일을 배우다 보면 자신의 기대나 예상에 어긋나는 당황스러운 상황이 자주 발생하죠. 이럴 때 남 탓, 회사 탓, 팀 탓, 상사 탓을 하다 보면 악순환의 수레바퀴에 빠지게 돼요. 이런 상황에선 자신이 할 수 있는 일을 찾아 그것에 집중하는 연습을 하세요. 자신의 발전을 위해 자신이 중심이 된 사고와 행동이 필요한 거죠”라고 충고한다.


중간급

오지랖 역량을 갖춰라

팀의 중심이며, 일도 제일 많이 하는 것이 대리와 과장이다. 팀워크를 쌓는 데 중요한 역할을 하는 직급이라 할 수 있다. 일이 많아 몸은 당연히 힘들겠지만 그럴수록 더 적극적으로 나서는 자세가 필요하다. 조운영은 “신입사원이 모르거나 힘든 일이 있을 때, 팀장이 팀에 대해 의논하고 싶을 때 제일 먼저 찾는 사람이 자신이 될 수 있도록 하세요. 아래와 위를 두루두루 살피는 오지랖 넓은 역량을 갖추는 거죠”라고 말한다. 회사에서 당신이 맡은 업무 외에 다른 일이 생겼을 때 해결사가 되어줄 수 있는 믿음직한 사람으로 보이도록 하자.


후배와 상사 사이의 다리가 돼라

후배들을 데리고 프로젝트 진행하면서 업무 노하우도 전수하고 후배들이 팀에 잘 적응하도록 돕자. 이때 후배들의 고충까지 들어주는 기회로 활용하는 센스를 잃지 말도록! 후배들의 고충을 파악했다면 자연스럽게 해결할 수 있는 아이디어를 팀장에게 건의하거나, 팀 내·외부의 여러 정보를 잘 조합해 팀 리더에게 솔직 담백하게 전한다.


팀원들과 골고루 친해져라

팀워크가 좋은 팀은 팀 구성원 간에 1:1로 격의 없는 대화가 일상적으로 이뤄진다. 조운영은 “중간급인 대리와 과장이 사원과 함께 격의 없는 대화를 하면서 친밀감과 상호 신뢰를 형성하게 되면 팀은 위급 상황에서 단시간에 효과적인 팀워크를 발휘할 수 있게 되죠”라고 설명한다. 업무 시간 내에 주고받는 짧은 농담에서 시작해, 업무에 관한 심도 깊은 토론과 코칭도 해주고 비공식적인 커뮤니케이션으로 이어지는 진솔한 대화를 주고받을 수 있게 노력하도록! 커피 마시는 시간과 복도나 화장실에서 잠시 마주쳤을 때에 나누는 짧은 대화에서부터 시작해 점심식사를 함께 하면서 팀원 전체와 고루 대화할 수 있는 기회를 마련해보자.


팀장급

자신을 희생하고 바꿔라

<처음 리더가 된 당신에게>의 저자이자 인적 자원 개발과 조직 개발 전문가인 박태현은 “위로 올라갈수록 보다 넓은 시각으로 팀을 바라보고 자신을 희생할 수 있어야 해요. 자신이 팀을 위해 일하고 있음을 보여줘야죠”라고 말한다. 팀장은 팀에 주어진 과제, 팀 내의 관계까지 함께 책임져야 하는 중요한 자리다.


지금 가장 필요한 역할이 무엇인지 구분해라

팀장은 지휘관이자 코치이며, 때로는 인생의 롤모델이 되기도 한다. 지금 팀 상황이 요구하는 역할이 무엇인지 잘 판단하여 행동하자. 만약 신속한 의사 결정이 필요하다면 지휘관으로 상황을 진두지휘해야 한다. 팀원이 스스로 일을 해결하도록 맡겨두어야 하는 상황이라면 인내심을 가지고 지켜보고 이야기를 들어주는 코치가 되어야 한다. 그리고 술자리에서는 허심탄회하게 인생의 지혜를 나눌 수 있는 롤모델이 되도록.


팀원들의 성장에 관심을 가지고 표현해라

팀워크가 좋은 팀은 팀원 개개인의 성장과 변화에 서로 관심을 기울여주곤 한다. 또한 일을 하면서 어려운 점이나 힘든 점을 편하게 공유하고 해결할 수 있도록 도움을 주고받는다.



Team Communication Rule 10 

팀워크에서 가장 중요한 것은 커뮤니케이션이 아닐까? 전문가의 의견을 종합해 얻은 팀 커뮤니케이션 규칙 10가지.


1 적극적으로 리액션한다

팀원들 간의 커뮤니케이션이 효율적으로 이루어지려면 말하기와 듣기라는 2가지 행동이 균형을 이루며 활성화되어야 한다. 이를 위해선 ‘리액션’이 중요하다. 박태현은 “팀원 누군가가 말을 하면 적극적인 리액션으로 화답해줘야 해요. 우리나라의 조직 사회에서는 아직까지 리액션이 부족하다 못해 희박하죠. 리액션이 활발해지면 팀원들이 자신감을 가지고 자신의 생각을 표현할 수 있게 될 거예요. 물론 팀원 모두가 적극적인 리액션을 해야 가능한 일이죠”라고 조언한다.


2 갈등은 필요하다

팀워크라는 미명하에 의견 대립으로 인한 갈등을 부정적인 것으로 여기고, 표면적인 조화와 단합만을 강요해선 안 된다. 조운영은 “갈등으로 인해 생기는 적절한 긴장과 스트레스를 견디는 힘은 팀 내 논쟁을 활발하게 하고 반대 의견에 대한 수용과 비판적 사고를 동시에 가능하게 해 팀워크를 더욱 단단하게 할 수 있어요”라고 조언한다.


3 바로 ‘No’라고 대답하지 않는다

드림웍스 스튜디오의 공동의장인 스테이시 스나이더는 “누군가 의견을 제시할 때 바로 결론을 내리지 않아요. 최소한 몇 분 정도 시간을 가진 뒤에 대답하죠. 어느 팀원이 ‘이 드라마를 뮤지컬로 제작해보면 어떨까요?’라고 물었다면 저는 ‘하루 정도 더 생각해보는 게 어떨까요?’라고 대답해요”라고 말한다. 팀원에게 좌절감을 주지 않기 위해 속마음과 다르게 대답하는 것. 이런 대답은 팀원의 마음을 바꾸는 데 도움이 된다.


4 ‘나’ 대신 ‘우리’라는 단어를 사용한다

스테이시 스나이더는 “가끔 저도 ‘이거 너무 별로인 아이디어야!’라고 소리치고 싶을 때가 있어요. 하지만 저는 그때 ‘우리가 그렇게 하는 게 최선인지 잘 모르겠어요’라고 말해요. 상대의 감성을 자극하되 순화시켜서 말하는 거죠. 그리고 ‘그 대신 우리 이렇게 해보는 게 어떨까요?’라고 덧붙이면 10명 중 9명은 저의 말에 따르곤 해요”라고 조언한다. 팀원에게 문제가 있다는 식으로 말하지 않았기 때문에 오히려 자신의 의견을 관철시킬 수 있었던 것이다.


5 워크숍에서 팀장은 귀는 열고 입은 닫는다

워크숍은 답답한 사무실에서 벗어나 신선한 공기를 마시며 업무에 대한 새로운 시각과 접근법을 발견해보는 시간이다. 이때 팀장은 팀의 업무 개선 방안이나 앞으로 팀이 나아갈 방향에 대해 팀원들이 토론하도록 배려해야 한다. 그리고 자신은 혼자 그 자리를 빠져나와 더 큰 그림을 그려야 한다.



6 팀 그라운드 룰을 만든다

지금은 개인의 개성이 중요시되는 시대다. 그렇다 보니 조직이 다양한 구성원들로 채워지고 있는 상황은 바람직하고 당연한 일. 하지만 그만큼 조직이 한 방향으로 나아가기 어려워진 것도 사실이다. 박태현은 “이런 상황에서 필요한 것은 팀 내부의 규칙, 즉 ‘팀 그라운드 룰’이죠. 이 룰은 팀의 성공을 위해 팀원들이 함께 지켜야 할 규칙을 의미해요. 하지만 누군가가 일방적으로 룰을 정해 통보해선 절대 안 돼요. 팀원 모두가 머리를 맞대고 팀을 위해 할 수 있는 행동을 찾아봐야 해요. 그리고 이 룰을 일상생활 속에서 지키도록 시도하는 거죠”라고 제안한다.


7 새로운 팀원과 교류할 기회를 늘린다

팀원들의 커뮤니케이션 네트워크는 주로 현재 담당하고 있는 업무에 따라 결정된다. 그래서 업무상 커뮤니케이션할 기회가 많지 않은 팀원들은 아무래도 교류하는 내용이나 빈도가 제한적일 수밖에 없다. 조운영에 따르면 프로젝트 그룹 업무로는 팀 워크숍 준비, 팀 내 학습 조직 운영, 외부 교육과 회의 참석, 팀 내 아이디어 그룹, 신사업 제안 등이 있으니, 프로젝트 그룹을 구성할 때 팀원을 새로이 묶어 서로 교류할 수 있는 기회를 제공해서 팀워크를 강화하는 기회를 가져보도록!


8 회의는 계급장을 떼고 한다

우용표 대표는 “아직까지 우리나라에서 회의는 윗사람이 일방적으로 필요한 업무 지시를 내리는 자리로 인식되죠. 하지만 회의에선 누구나 자유롭게 의견을 낼 수 있어야 해요. 회사와 팀의 발전을 위해 필요한 일이죠”라고 설명한다. 그러기 위해선 팀장은 최대한 말을 아끼는 것이 좋다. 조운영은 “팀장은 지시할 내용만 간결하게 전달하세요. 회의가 자칫 팀장의 훈시로 끝나지 않도록 주의를 기울여야 해요”라고 덧붙인다.


9 서로 피드백할 수 있는 기회를 가진다

피드백은 팀장과 팀원 사이에서만 필요한 것이 아니다. 팀원 간의 피드백은 팀장의 피드백을 보완하는 역할을 해 자신을 돌아볼 수 있는 기회를 제공한다. 또한 팀장의 공식적이고 평가적인 피드백이 아니라 팀원끼리 주고받는 피드백이기 때문에 부담도 적고 보다 구체적일 수 있다. 개인적인 편견이나 구체적이지 못한 피드백을 막기 위해 동일한 양식을 활용하는 것이 좋다. 


10 성향 진단 검사로 팀원의 성향을 공유한다

전 팀원의 성향을 진단할 수 있는 검사를 진행해 자신의 성향과 스타일을 돌아보고 팀 동료와 공유하는 시간을 가져보자. 그런 검사로는 MBTI, DISC, 강점혁명 등이 있다. MBTI는 인간 이해를 위한 심리 검사로 16가지 성격 유형으로 나눠진다. DISC는 행동 유형 검사로 인간이 환경을 어떻게 인식하고 그 환경 속에서 자신의 힘을 어떻게 인식하느냐를 진단한다. 강점혁명은 개인이 가지고 있는 재능을 34가지의 테마로 나누어 진단하는 도구다.



팀워크 고민, 무엇이든 물어보세요! 

별거 아닌 사소한 고민이라도 자꾸 쌓이면 팀워크에 악영향을 끼칠 수 있다. 여기 당신도 가지고 있을 법한 고민에 대해 시원한 해결책을 소개할 테니 바로 실천해보자!


“상사의 사적인 문제가 저에게 영향을 미치곤 해요. 어떻게 대처해야 할까요?” -이연지(27세, 대기업 근무)

부드럽게 상사의 행동을 지적해보자. 이런 상사의 경우 공격받았다는 느낌을 받으면 오히려 당신을 공격할지도 모르기 때문이다. 박태현은 “상사의 행동으로 인해 당신이 어떻게 힘든지 부드러운 어조로 말하세요. 말로 하기 어렵다면 편지를 쓰는 것도 좋아요”라고 충고한다. 그리고 이런 일을 방지하기 위해선 워크숍에서 ‘서로에게 바라는 사항’이라는 주제로 롤링페이퍼를 써보는 것도 좋다. 팀원 모두가 자신의 이름이 적힌 종이를 돌려 함께 일하는 팀원들로부터 한 줄 피드백을 받고 그것을 바탕으로 팀원들 앞에서 스스로 주의해야 할 행동을 직접 발표하는 시간을 갖는 것이다.


“어쩔 수 없이 팀끼리 비교되는 회사에서 다른 팀과 상관없이 한결같은 분위기를 유지하려면 어떻게 해야 할까요?” -차정순(39세, 대기업 근무)

팀원 간의 관계를 관찰한다. 두루두루 원만한 관계를 맺고 있는지, 갈등 관계에 있는 팀원은 없는지, 팀 내부에 끼리끼리 어울리는 그룹은 없는지 살펴본다. 팀원끼리 서로 알 수 있는 기회를 마련한다. 워크숍이나 회의 시간을 떼어서 팀원들의 성향과 강점을 서로 공유하는 시간을 갖는다. 관계가 소원하거나 대화가 별로 없는 팀원끼리 묶어서 새로운 프로젝트를 하게 하는 것도 좋은 방법. 시장조사를 같이 하거나, 회사 MT를 같이 준비하거나, 팀 스터디를 주관하는 식으로 서로 더 잘 알아갈 수 있도록 한다.


“회식 때 후배들이 자꾸 빠지는데 메뉴와 장소를 어떻게 정해야 모두 모일 수 있을까요?” -김선미(27세, 공무원)

회식은 팀원들이 모여 단합을 도모하거나 사무실에서 미처 나누지 못한 이야기를 할 수 있는 자리여야 한다. 우용표 대표는 “패밀리 레스토랑이나 호텔 뷔페에서 밥을 먹은 후, 가볍게 맥주나 커피로 마무리한다면 부하 직원들이 회식에 빠지지 않을 거예요. 가벼운 브런치로 회식을 대신하는 것도 좋은 방법이죠”라고 조언한다.


JW 메리어트 동대문 스퀘어 서울 ‘타볼로 24’

호텔 뷔페 레스토랑 중 요즘 가장 떠오르고 있는 곳. 편안하면서도 고풍스러운 인테리어와 눈앞에 펼쳐지는 동대문 전경이 인상적이다. 오픈 키친 덕분에 시각도 즐거워 회식 분위기도 자연스럽게 업될 것이다. 4월 30일까지 25% 할인 프로모션도 진행한다니 참고하자. 문의 2276-3320


광화문 ‘더 플레이스’ 

성별, 나이를 불문하고 모두 좋아할 이탤리언 레스토랑. 여기에 캐주얼한 인테리어까지 가벼운 회식 장소로 딱인 곳이다. 신선한 제철 재료를 사용하고 애피타이저, 샐러드, 메인 메뉴를 합리적인 가격에 즐길 수 있도록 스몰 플레이팅해 다양한 메뉴를 맛볼 수 있게 한 것도 장점이다. 문의 722-1300


쉐라톤 그랜드 워커힐 호텔 일식당 ‘기요미즈’ 

가벼운 브런치 회식으로 와플이나 팬케이크 대신 일식은 어떨까? 일본 본토의 맛과 분위기를 그대로 재현한 정통 일식 레스토랑 ‘기요미즈’에선 낮 12시부터 오후 3시까지 다양한 식재료를 활용한 런치 스페셜을 제공한다. 가격도 1인 기준 3만9천원으로 호텔임을 감안하면 합리적인 편이다. 문의 450-4599 






Posted by SB패밀리

마이크로소프트 오피스 원노트 (onenote)


Onenote 전자필기장 공유화 암호 오류에 대해서 해결 방법을 기록합니다.







이 전자 필기장을 동기화하려면 암호가 필요합니다.(오류 코드: 0xE0000024)


Microsoft Office OneNote를 사용하다가 급작스럽게 발생하는 오류 중에 하나가 "전자 필기장" 동기화 오류입니다.
왜 갑자기 안될까?
어떻게 문제를 해결하지?

그렇다고 내 로그인 아이디와 패스워드는 문제가 없는데...


결국은 원노트와 OS 및 여러 어플과의 관계를 고려하지 않을 수 없습니다.


MS 사의 답변은 가장 흔한 답변을 우선 보여주고 있습니다. 그렇다고 대안을 제시하지 않는 것은  아닙니다.

"사용자의 PC 환경 및 원인은 다양하게 존재하기 때문에 여러가지 내용을 점검해 봐야 합니다."

라는 대답을 제시하기 때문에 이에 상응하는 대안들도 다수 존재합니다.

이 중에서 해결 가능성이 가장 높은 것을 알아보고자 합니다.


A 원노트(OneNote) 캐시(Cache)를 삭제하는 방법

1 먼저 윈도우 시작 버튼을 클릭합니다.

2 검색 및 실행 창에서 다음의 명령어를 입력하고 엔터를 칩니다.

"onenote.exe / safeboot"



3 OneNote 오류 복구 메뉴가 나타나면 [캐시지우기]/[설정 삭제]를 선택합니다.



4 원노트를 실행하여 문제가 발생하지 않고 정상적으로 전자필기장 동기화가 된다면 문제가 해결된 것입니다.



B 윈도우즈 날짜 및 시간을 확인

1 윈도우즈 날짜 및 시간을 확인합니다.

2 날짜와 시간이 오늘이 아니라면 날짜와 시간을 변경합니다.



3 인터넷 시간 탭페이지로 이동하여 [설정 변경]을 클릭하고 "time.nist.gov"를 선택 후, [지금 업데이트] 버튼을 클릭합니다.

날짜 문제로 전자필기장이 동기화가 안되는 경우는 이와 같은 방법으로 해결이 됩니다.

C 로그인 계정 패스워드 변경문제

1 브라우저에서 "http://onedrive.live.com"으로 접속을 합니다.

2 로그인을 한 후, "문서" 또는 "공유" 폴더로 이동합니다.

3 사용하고자 하는 전자 필기장에서 마우스 우측 버튼을 클릭하여 "OneNote에서 열기"를 선택합니다.




D OneDrive 다운로드 Windows

1 원드라이브 사이트에서 원드라이브를 다운로드합니다.
   링크 : https://onedrive.live.com/about/ko-kr/download/

2 설치가 끝나면 원드라이브로 로그인을 합니다.

3 원노트에서 사용하고 있던 아이디와 패스워드를 입력합니다.



위의 방법들을 사용하면 90% 이상의 전자 필기장 동기화 문제를 해결할 수 있습니다.








Posted by SB패밀리







.pmoffice.co.kr/data.html

1. 프로젝트 관리 소프트웨어의 필요성
Microsoft Project는 프로젝트 관리자의 업무를 지원하는 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트 관리자는 Microsoft Project를 사용하여 프로젝트의 기간과 자원, 비용을 통합적으로 관리할 수 있습니다. 
프로젝트 관리자가 겪는 문제점은 계획을 체계적으로 세우지 않았기 때문에 발생하게 됩니다. 체계적인 계획은 프로젝트 관리의 기본 골격이라고 할 수 있습니다. 다음은 계획의 중요성을 나타내는 애로 체감 곡선입니다.

애로(고충) 체감 곡선 (Pain Curve)
훌륭한 기획(Good Planning)
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용한 기획입니다. 관리 기준이 명확해지고 문제점을 분석할 수 있으므로 프로젝트가 진행되면서 팀원들의 애로 사항이 줄어 듭니다. 

잘못된 기획(Poor Planning)
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하지 않은 기획입니다. 명확한 관리 기준이 없으므로 프로젝트가 진행되면서 발생하는 복합적인 문제에 대처하기가 어렵습니다.

애로 체감 곡선이 시사하는 바는 바로 계획의 중요성입니다. 프로젝트 초기 단계에서 관리자가 관리 기준을 적용하기 위해서 약간의 애로 사항이 있겠지만, 초기 계획과 진행 상황의 차이를 맞추어 가면서 팀원들이 동기 부여를 받고 문제 대응 능력이 발전해 나가는 것입니다. 합리적인 계획 관리에 따른 유연한 대처는 결국 프로젝트 관리자의 애로 사항을 점차로 감소시키게 됩니다.

다시 말해서 초기 단계에 수립한 계획이 프로젝트 진행 중에도 효력을 발휘하려면, 각종 일정 및 자원 변동 사항과 문제점을 업데이트했을 때 전체 프로젝트에서 어떤 영향을 주는지 정확하게 분석할 수 있어야 합니다. 사실, 제약 조건이나 돌발 상황에 대한 분석 능력(What-if Analysis)은 프로젝트 관리자가 가지고 있는 나름대로의 판단력으로 처리할 수도 있습니다. 그러나, 모든 것이 특정 프로젝트 관리자의 머리 안에서만 처리된다면 조직 내의 다른 관리자나 팀원에게 제대로 전달되지 못할 수 있다는 것입니다. 만일 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용한다면 이 모든 문제점을 한 번에 해결할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 체계적인 기획과 분석 기능을 제공하는 도구입니다. 즉, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있다는 것 자체가 훌륭한 프로젝트 기획자이면서 동시에 관리자가 된다는 것을 뜻합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 이용하여 표준 서식 파일을 작성하면 프로젝트 관리자의 노하우를 체계화하고 이를 조직 전체에 적용하고 발전시켜 나갈 수 있습니다. 

Microsoft Project가 제공하는 쉽고 다양한 분석 기능과 공동 작업 기능을 이용한다면, 여러분들 누구나 관리 마인드를 가지고 프로젝트에 주도적으로 참여할 수 있게 될 것입니다. 이제는 더 이상 1차원적으로 입력한 고정 데이터(data)가 아니라 프로젝트의 일정, 자원, 비용을 관리 기준에 따라 입력한 전략 정보(intelligence)를 중심으로 프로젝트를 분석하고 조정하기 바랍니다. Microsoft Project는 여러분을 위한 훌륭한 솔루션이 될 것입니다.


2. Microsoft Project의 제품 구성


이전의 Microsoft Project 98과 Microsoft Project 2000은 프로젝트 관리 초보자에게는 너무 어렵고, 전문가에게는 너무 단순한 도구였습니다. 프로젝트의 규모도 중소형 프로젝트에만 적용할 수 있었으며, 관리 기법과 협업 기능에 있어서도 부족한 점이 많이 있었습니다. 

Microsoft Project 2002 버전 제품부터 사용자의 이러한 요구사항을 충분히 반영하여, 용도에 따라 제품을 선택할 수 있도록 하였습니다. 제품 특성을 이해하시고, 필요한 최적의 솔루션을 구성해 보시기 바랍니다.

Microsoft Project 제품군

1) Microsoft Project Standard 
2) Microsoft Project Professional 
3) Microsoft Project Server 
4) Microsoft Project Server Client Access License(CAL)

Microsoft Project 제품을 선택할 때 기준이 되는 사항은 다음과 같습니다. 사용자가 단독으로 프로젝트를 관리하는 프로젝트라면 프로젝트 서식을 중심으로 제품을 사용해야 합니다(Standard). 여러 관리자 또는 팀원이 공동으로 프로젝트를 관리하는 프로젝트라면 효과적으로 공동 작업 기능을 수행해야 합니다(Professional).

Microsoft Project의 유연성 있는 플랫폼을 활용하면 프로젝트 관리 정보를 조직의 모든 사람과 공유함으로써 보다 입체적이고 정확한 프로젝트 관리를 할 수 있을 것입니다(Server). 특히, 프로젝트 관리자는 조직 내에 진행되는 여러 프로젝트라도 다양하게 분석할 수 있으므로 보다 능률적이고 신속하게 업무를 수행할 수 있습니다.

각 Microsoft Project 제품은 특정 사용자 그룹의 요구 사항에 맞췄습니다. 어떤 Microsoft Project 제품이 해당 환경에 적합한지는 프로젝트 참여자들의 역할에 따라 결정됩니다.

① Microsoft Project Standard: 업무 관리자용 
Microsoft Project Standard는 Server와 연계 기능이 미약하므로 일반적으로 Word, Excel, PowerPoint처럼 사용자가 프로젝트 계획을 단독으로 계획하고 업데이트하고 분석, 보고하는 용도로 활용합니다. Microsoft Project Standard를 활용하면, 업무 관리자가 일정 및 자원을 관리하고, 프로젝트 정보를 공유하며, 결과를 분석하는 작업을 쉽고 간편하게 수행할 수 있게 해줍니다. 새로운 기능인 프로젝트 가이드는 보다 생산적이고 신속한 업무 수행을 위해 프로젝트 계획을 만들고 관리할 수 있는 마법사 유형의 과정을 제공합니다.

② Microsoft Project Professional
전사적 프로젝트 관리 환경의 프로젝트 관리자, 자원 관리자, 기획자 
Microsoft Project Professional은 Microsoft Project Standard의 프로젝트 관리 기능을 기본적으로 제공하며, 이 외에도 기업 프로젝트 관리를 표준화할 수 있는 기능을 제공합니다. Microsoft Project Professional은 Microsoft Project Server와 함께 강력한 포트폴리오 및 자원 관리 도구를 제공합니다. 
Microsoft Project Professional은 프로젝트 계획을 수립하는 핵심 도구이므로, 프로젝트 관리자와 핵심 기획 팀원들은 Microsoft Project Professional을 보유해야 합니다.

③ Microsoft Project Server: 시스템 관리자용 
Microsoft Project Server는 회사의 기존 업무 시스템과 통합하여 공동 작업 및 기업 프로젝트 관리를 수행할 수 있도록 확장성, 보안성, 유연성이 뛰어난 고급 플랫폼을 제공합니다. Microsoft Project Server는 중앙 집중화된 프로젝트 관리 사무실(PMO: project management office) 역할을 하기 때문에 기업에 하나만 있으면 됩니다. 시스템 관리자는 효과적인 프로젝트의 운영을 위해 Microsoft Project Server에 전사적 프로젝트 관리 환경을 구축합니다.

④ Microsoft Project Server CAL: 임원 및 팀 구성원용 
Microsoft Project Server CAL은 Microsoft Project Web Access를 통해 팀 구성원 및 프로젝트 관계자가 최신 프로젝트 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. 액세스 권한이 있는 사용자는 누구든지 웹 기반 프로젝트 정보를 보고, 업데이트하고, 분석할 수 있습니다. 실시간 보고 및 시나리오 분석도구는 보다 나은 의사 결정을 위해 중요한 정보를 제공합니다.

Microsoft Project의 실시간 통합프로젝트관리 개념도

Microsoft Project가 제공하는 전사적인 프로젝트 관리 환경은 이해 관계자의 역할에 따라 프로젝트에 효과적으로 참여할 수 있는 최적의 솔루션을 제공합니다.

전사적 프로젝트 관리 체계의 구현

Microsoft Project는 1984년 DOS 버전으로 첫 선을 보인 이래 기업의 정보화 환경에 맞게 많은 진화를 하였습니다. 이전의 Microsoft Project 2000에서 선보인 Microsoft Project Central은 중앙 집중화된 데이터 베이스 환경 하에서 프로젝트 관리를 수행할 수 있도록 구현된 첫 제품이었습니다. Microsoft Project 2002 이후 버전부터는 전사적 프로젝트 관리 수행을 위해 기존의 Central이 Microsoft Server 제품으로 발전하였습니다. Microsoft Project Server는 Microsoft Project에 클라이언트-서버 작업 방식을 추가한 차세대 서버 제품입니다.

Microsoft Project Server 전사적 프로젝트 관리 체계


Microsoft Project Server 전사적 프로젝트 관리 체계

전사적 프로젝트 관리의 장점 
Microsoft Project Professional과 Microsoft Project Server를 활용한 전사적 프로젝트 관리는 기업에게 프로젝트 관리의 가시성, 자동 분석, 통제의 장정을 제공합니다.

① 가시성 (visibility) 
시각적으로 분석되지 않은 데이터는 정보로서의 가치가 적습니다. Microsoft Project를 활용하면 조직 내의 모든 프로젝트의 진행 상황과 자원별 수행도를 시각적으로 확인할 수 있습니다.

② 유연한 자동 분석 (insight) 
진행 상황 중의 작업별 또는 자원별 변동 사항이 전체 프로젝트에 미치는 영향을 실시간으로 자동 분석합니다. Microsoft Project가 제공하는 유연한 자동 분석 기능은 프로젝트 관리자가 프로젝트를 성공적으로 완수하는데 필요한 매우 객관적이고 합리적인 근거를 제공합니다.

③ 프로젝트의 통제 (control) 
Microsoft Project가 제공한 상황 예측 정보와 분석 정보를 기준으로 프로젝트를 입체적으로 통제할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 전략적 자원 배분으로 제한된 자원을 효과적으로 활용할 수 있습니다.

전사적 자원의 구분

전사적 프로젝트 관리를 효율적으로 수행하려면 프로젝트에 참여하는 자원들이 고유의 역할과 권한을 체계적으로 수행해야 합니다. Microsoft Project를 사용할 때의 자원 구분은 다음과 같습니다.

① 포트폴리오 관리자: 여러 프로젝트를 관리하는 관리자, 프로젝트 관리자의 상위 관리자 
② 프로젝트 관리자: 프로젝트의 계획, 실행, 통제를 책임지는 관리자 
③ 자원 관리자: 여러 프로젝트에 배정되는 자원 그룹을 관리하는 관리자 
④ 팀 리더: 프로젝트의 팀 또는 부서의 자원을 관리하는 관리자 
⑤ 자원(팀원): 프로젝트의 작업을 수행하고 보고하는 모든 인력 
⑥ 임원: 프로젝트를 관장하고 후원하는 관리자 
⑦ 고객: 프로젝트의 산출물을 받는 이해 관계자 
⑧ 계약자: 작업을 수행하는 자원 중 계약직 또는 외부 인력

전사적 프로젝트 관리를 위한 Project Professional과 Project Server의 업무 상호 관계

 

전사적인 프로젝트 관리를 효과적으로 수행하기 위해서는 Microsoft Project의 주요 기능을 자원의 역할 별로 구분하여 사용해야 합니다.


Microsoft Project 주요 특징


Microsoft Project는 기획을 담당하는 모든 사람들을 위한 도구입니다. 98, 2000을 거쳐 2003에 이르기까지 Microsoft Project는 기능적인 발전을 거듭해 오고 있지만, 변함없는 특징은 프로젝트 관리를 지원하는 도구라는 점입니다. 프로젝트 관리 전문 소프트웨어로서 Microsoft Project가 가지고 있는 특징은 무엇일까요?

1. 사용하기 쉬운 오피스 제품

기업 경쟁력 강화의 중요한 기준이 되는 프로젝트 관리의 도구는 누구나 쉽게 사용할 수 있고 기업 내외부적으로 표준이 되는 소프트웨어이어야 합니다. Microsoft Project는 Word, PowerPoint와 같은 Microsoft Office 제품군입니다. 따라서, 다른 Office 제품과 데이터 호환이 자유로우며, 사용법도 매우 유사합니다.

Microsoft Project는 Business Tool에 속하는 Office 제품이기 때문에 기업 프로젝트 실무자에게 꼭 필요한 기능들이 잘 갖추어져 있습니다. 

2. 프로젝트 다이어그램의 자동 작성

Microsoft Project에 데이터를 입력하면 Gantt 차트, 달력 및 다양한 그래프가 자동으로 작성됩니다. 사용자는 Project가 제공하는 시각적인 다이어그램을 봄으로써 프로젝트의 각 작업들의 의존 관계가 어떻게 되어 있으며 다른 요소와는 어떤 관련성이 있는지 분명하게 확인할 수 있습니다. 

3. 요주의 작업의 표시

Microsoft Project는 일정 지연에 영향을 주는 작업과 경로를 자동으로 찾아 냅니다. 이를 요주의 경로라고 합니다. 
요주의 경로 상의 작업은 항상 자동으로 차트에 붉은 색으로 나타납니다. 
프로젝트 관리자는 전체 프로젝트에서 가장 중요한 1/5 또는 1/3의 요주의 작업에 관리를 집중하여 일정을 단축시킬 수 있습니다.


Gantt 차트에 표시된 요주의 작업

진행상황 Gantt에 표시된 요주의 작업


4. 일정/비용/수행도의 자동 평가 


신호등 형식의 그래픽 표시기의 예 

Microsoft Project는 각 작업 별로 일정, 비용, 수행도 등의 진행 상황을 쉽고 정확하게 확인할 수 있는 다양한 그래픽 표시기 기능을 제공합니다.
중요한 사항을 그래픽 표시기로 나타낼 수도 있으며, 위험(risk)가 발생하면 자동으로 특정 그래픽 표시기가 나타나게 할 수도 있습니다.



일정 수행도를 자동평가하는 그래픽 표시기의 예

프로젝트 관리자는 각 팀원들이 입력한 여러 업데이트 정보를 관리자가 원하는 기준에 따라 다양한 그래픽 표시기로 실시간 확인할 수 있습니다. 팀원들이 Web Access를 통해 또는 하위 프로젝트 파일에서 입력한 업데이트 사항을 자동 반영합니다.


5. 역동적인 작업 일정 관리 (dynamic scheduling)

역동적인 작업 일정 관리 기능을 통해 관리자와 팀 구성원은 작업이나 자원의 변경 결과를 즉시 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 작업이 일정보다 늦어진 경우, Microsoft Project는 다른 작업과 전체 프로젝트에 발생한 변경 사항의 영향을 확인합니다.


과도한 일정지연을 그래픽 표시기로 자동표시한 예


6. 프로젝트 관리의 시각적 표현 (visualization of project management)

Gantt 차트, 네트워크 다이어그램 및 기타 보기 도구와 같은 시각적 표시 도구를 사용하여 프로젝트 데이터를 표시함으로써 작업 의존 관계와 프로젝트 상태를 효과적으로 파악할 수 있습니다.

 



7. 단계별 지침 및 컨트롤

프로젝트 가이드의 제시: 언제든지 왼쪽 창에 있는 마법사 지침과 컨트롤을 사용하여 새 프로젝트를 만들고, 작업과 자원을 관리하고, 작업시간을 지정하거나 변경하고, 프로젝트 진행을 관리하고, 프로젝트 정보를 보고할 수 있습니다.




8. 다양한 보기의 지원

사용자가 입력한 일정이나 비용 정보는 편의에 맞게 여러 가지 형식의 보기로 나타납니다. 관리 기준이 적용된 다양한 보기를 사용하여 프로젝트를 여러 관점에서 입체적으로 분석할 수 있습니다.




9. 자원의 작업 시간 및 비용 관리

인적 자원 및 물적 자원을 작업에 배정하여 투입된 작업 시간과 수량을 확인할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 작업 시간을 투입하는 자원을 관리함으로써 일정 계획을 합리적으로 세우고 진행 상황을 통제할 수 있습니다. 수량을 투입하는 자원을 통제하면 투입 원가를 산정할 수 있습니다.




10. 필터

사용자가 원하는 정보만 편리하게 찾을 수 있습니다. 예를 들면, 마케팅 담당 부서가 자원으로 배정된 작업들만 모두 찾는다거나 특정 시기에 진행될 예정 작업들만 찾을 수 있습니다. Microsoft Project는 사용자가 실무에 활용할 수 있는 다양한 필터를 제공하며, 사용자의 필요에 따라 자주 사용하는 필터를 얼마든지 만들어 사용할 수 있습니다


특정 시기에 진행될 예정 작업들을 필터한 예


11. 그룹화

그룹화 기능을 이용하여 프로젝트 관리자는 업무나 자원들을 관리 기준에 따라 그룹 지어서 볼 수 있으며, 전체 상황을 일목요연하게 파악할 수 있습니다. 작업 또는 자원이 같은 값을 가지면 하나의 그룹에 포함되도록 지정할 수 있습니다. 그룹화 기능은 그룹 행에 하위 실행 작업들에 대한 자동 계산 또는 평가된 요약 값이 표시되므로 프로젝트 관리자가 프로젝트를 분석할 때 매우 편리한 기능입니다.


책임자별로 일정 상태를 그룹화한 서식 예

관리 분야별로 월별 예정 업무를 그룹화한 서식 예
자원 별 일정을 월 별로 그룹화한 예


12. 다양한 보고서 작성

프로젝트 관리자가 원하는 관리 기준으로 프로젝트를 가장 효율적으로 확인할 수 있는 다양한 보고서 기능을 제공합니다. 문제점을 확인할 수 있는 필터와 그룹화 기능을 적용하여 보고서를 간결하게 할 수 있습니다.


프로젝트 요약 보고서의 예

13. 프로젝트 히스토리 기록

프로젝트를 수행해 가는 과정에 입력되는 모든 정보를 히스토리로 기록하여 차기 프로젝트를 진행할 때 참조할 수 있습니다. 예를 들면, 특정 작업의 기간이나 수행도 또는 비용 등은 프로젝트 관리자가 차기 프로젝트 계획을 세우는데 중요한 근거 자료가 될 수 있습니다.

14. 이메일과 웹을 통한 의사 소통

프로젝트 진행 상황을 실시간으로 정확하게 분석하여 모든 프로젝트 이해 관계자가 공유할 수 있습니다. Microsoft Project 2002 버전에서 새롭게 출시된 Server 제품을 사용하면 프로젝트 관리자와 팀원 간에 작업 업데이트, 문서 관리, 문제점 분석, 메시징 기능을 쉽고 명료하게 수행할 수 있습니다.

15. 여러 프로젝트의 관리

여러 프로젝트 파일을 병합하면 하나의 파일로 관리할 수 있는 장점이 있습니다. 예를 들면, 규모가 큰 프로젝트는 부서별 또는 하위 프로젝트별로 일정 계획이나 비용 계획을 작성하여 상위 프로젝트에 통합할 수 있습니다. 
또는 현재 프로젝트와 신규 프로젝트를 통합하여 조직 내의 여러 일정들을 관리할 수 있습니다. 

Microsoft


Posted by SB패밀리

MS Project : Man Month(M/M, 맨먼쓰), 작업 시간, 단위의 차이점







1. 맨먼쓰 이해하기

 

프로젝트 제안서를 작성할 때 투입 인원의 개념으로 맨맨쓰라는 표현을 많이 씁니다. 맨먼쓰를 이해하기 전에 [작업 시간]과 [단위]에 대해 알 필요가 있습니다.

 

[작업 시간]은 자원이 작업에 투입되는 예정 시간을 뜻합니다. 1일 4시간 일할 예정이면 작업 시간이 4시간이라는 뜻입니다. 달력에서 하루의[사용 가능한 작업 시간] 대비 [작업 시간]을 [단위]라고 합니다. 예를 들면 하루의 단위가 50%라면 달력 상에서 하루에 8시간 근무하기로 되어 있는데 4시간 업무가 배정되었다는 뜻입니다.

 

맨먼쓰(M/M, Man Month)는 엄밀히 men per month의 뜻입니다. 프로젝트에 투입되는 월 인원을 나타내는 숫자입니다. 프로젝트의 크기를 표현할때 주로 쓰입니다.

 

1 M/M 이면, 
1명이 한달간 하면 끝낼수 있다,
2명이면 보름이면 끝낸다는 뜻입니다.

5 M/M 이면, 
1명을 투입하면 5달 걸린다,
5명을 투입하면 한달걸린다는 뜻입니다.

각 사람의 능력은 동일하다는 전제하에 나오는 숫자입니다.

M/M는 투입되는 작업 시간의 양(How big)과 관련된 사항이며 [기간](How long)과는 다른 의미인 점을 이해할 필요가 있습니다.

 


2. MS Project에 표시하기

 

맨먼쓰는 Microsoft Project에서 [할당율]이라는 필드로 표시됩니다. Microsoft Project에서 맨먼쓰인 할당율은 [자원 배정 현황] 보기에 표시할 수 있습니다. [자원 배정 현황] 보기는 각 자원 별 작업 시간과 작업 배정 일정을 확인하고 업데이트하는 보기입니다.

 

[자원 배정 현황] 보기에서 M/M을 표시하는 방법은 다음과 같습니다.

 

1. 메뉴 모음에서 [서식 - 날짜 표시줄]을 클릭하여 날짜 표시줄의 단위를 [월]로 지정합니다.

 

2. 메뉴 모음에서 [서식 - 스타일 자세히 지정]을 클릭하여, [스타일 자세히 지정] 대화 상자를 엽니다.

 

3. 왼쪽의 [사용 가능한 필드]에서 [할당율] 필드를 선택한 후에 가운데에 위치한 [표시] 버튼을 클릭합니다. 그러면, 선택한 [할당율] 필드가 [표시할 필드] 위치로 이동합니다.

 

4. [확인] 버튼을 클릭하여 [스타일 자세히 지정] 대화 상자를 닫으면, M/M이 표시됩니다.

 

(그림 1을 클릭하면 확대된 이미지를 볼 수 있습니다.)

 

예를 들어, 한 달 22일 근무하여 [사용 가능한 작업 시간]이 176시간(22일*8시간) 근무 예정인데, 88시간 근무 예정이라면 [할당율]은 50%입니다. 박지성, 설기현처럼 개별 자원 이름을 사용한 경우, 할당율이 100%를 넘으면, 한 달내에 투입할 작업량을 조정해야 함을 의미합니다. 자원 이름이 웹디자이너, 프로그래머와 같이 일반 자원인 경우, [최대 단위]보다 [할당율]이 크면 자원의 작업량을 조정해야 함을 의미합니다.

 

맨먼쓰는 보통 프로젝트 원가 산정과 관련하여 고려되기도 합니다. 자원의 시간 당 비용을 설정해 놓으면, Microsoft Project에서는 맨먼쓰에 따른 각 자원의 비용이 자동으로 계산됩니다. 예를 들면, 개발자 사용 비용이 250만원인데, 200%의 할당율이 나오면 맨먼쓰 원가가 500만원이 나온다라고 표현합니다.

 

정리

[할당율] = ([작업 시간]/[사용 가능한 작업 시간])*100




Posted by SB패밀리