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  1. 2020.07.18 시간관리의 가치관
  2. 2015.02.10 [자기경영] 시간관리 - 업무 우선 순위 설정하는 방법

일을 잘 해내는 사람들 중에서 시간관리에 탁월한 사람들과 아닌 사람들이 있다.

일 할 시간이 없다
일 할 시간이 있다.

대부분은 시간이 없어서
~ 못 했다, ~ 못 갔다, ~ 못 만났다
등으로 핑계와 변명을 한다.

그런데 시간관리를 하는 사람들은
시간이 없어 보이는 데도 해낸다.
그들은 실패하면 ~못했다가 아니라
시간을 못 냈다. 또는 시간을 못 만들었다고
말한다.

많이 다르다. 가치관과 관점의 괴리가 크다.
못하는 것을 가정하고 생각하는 것과
한다는 것을 가정하고 생각하는 것의
차이

이것이 습관화된 사람들은
가정과 사회생활도 다르다는 것을 알 수 있다.
평생을 이 두 차이로 살아가는 사람들의
살아온 일생이 다른 것은 이루 말하지 안아도
알 수 있다.

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Posted by 사용자 SB패밀리

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시간관리 - 업무 우선 순위 설정하는 방법

 

<시간관리 매트릭스>



 

주어진 시간동안 얼마나 많이 결과물을/성과물을/만족도를 도출하는가가 평가의 기준이 있으며 칼퇴의 척도가 될 수 있습니다.

일의 우선순위를 파악하는 데는 시간관리 매트릭스 (Time Matrix) 도움을 주며 실제로 많이 사용이 됩니다.

시간관리 매트릭스를 구성하는 두 가지 기준과 총 4개의 사분면의 특징을 정리해 것을 확인해보시면 시간관리 매트릭스에 대해 이해를 하실 있을 것입니다.

 

하지만 막상 시간관리 매트릭스를 자신의 삶에 적용해보려고 해도 각 사분면에 어떠한 내용들이 들어가는지 몰라서 헤매일 때가 있습니다.

  기본적인 이해를 돕기 위해 시간관리 매트릭스를 구성하는 사분면들에는 어떠한 항목들이 들어갈 있는지 간단하게 알아보도록 하겠습니다.

  (참고로 사람마다, 상황에 따라 각 사분면에 들어갈 수 있는 항목엔 차이가 있습니다)

 

  A : 급하면서 중요한

  B : 중요하지만 급하지 않은

  C : 급하지만 중요하지 않은

  D : 급하지도 중요하지도 않은

 

  '급한 ' '급하지 않은 ', '중요한 ' '중요하지 않은 ' 기준으로 이렇게 4개의 영역으로 나누어 각각을 A, B, C, D 이름을 부쳐보았습니다시간관리 매트릭스를 구성하는 각각의 요소들을 자세히 살펴보면 다음과 같습니다.

 

 

A : 중요하면서 긴급한

 

  긴급하게 발생하는 위기상황 긴급회의, 예상치 못한 돌발상황

  마감 시간이 임박한 프로젝트, 회의, 보고

 

B : 중요하지만 급하지 않은 일

 

  자신이 주도적으로 처리하고 있는 업무, 영향력있는 목표달성을 위한 업무

계획 수립, 사고방지를 위한 예방 활동, 사람들과의 관계 형성

미래를 위한 학습과 재충전, 추진하고자 하는 일에 대한 준비활동

삶의 가치관 및 비전 확립

 

C : 급하지만 중요하지 않은

 

  쓸데없는 간섭들, 불필요한 보고 회의, 다른 사람의 사소한

중요하지 않은 이메일, 업무, 전화, 우편, 메시지, 보고서...

사소한 SNS 메시지, 불필요한 방해물들

 

D : 급하지도 중요하지도 않은

 

  지나친 휴식, TV시청, 인터넷 서핑, 게임

  사소한 , 다른 사람들의 뒷담화, 소일거리 활동

  자신의 중요한 일에서 회피하기 위한 활동

  밖의 시간을 낭비하게 하는 하찮은 일들.

 

시간관리 매트릭스는 일의 우선순위를 파악할 수 있도록 도와주는 심플하면서도 효과적인 방법입니다.

각 사분면에 들어가는 항목들과 자신에게 폭풍처럼 몰려오는 업무들을 비교해보신 뒤우선순위를 따져서 보다 효과적이고 효율적인 시간관리, 업무관리를 하시길 바랍니다.

 

사안의 하나하나를 보고, 어느 사분면에 위치시킬 것인가를 확인하기 보다는,  

일단 '시급성' 기준으로 종류로 분류를 다음 '중요성' 가지고 다시 배치를 하는 것이 좋은 방법입니다.

 

급한일이 짧은 경우에는 중요한 것보다 먼저 처리하는게 효율이 좋을 때도 있습니다.

 

예시)

 

   중요도 높음, 긴급성 높음 (1사분면)

      마감시한이 임박한 업무(긴급보고서), 급한 모임, 회의준비, 외부 응대(고객, 언론응대)

 

  중요도 높음, 긴급성 낮음 (2사분면)

       마감시한에 여유가 있는 업무, 내부 기획보고, 관계구축

 

  중요도 낮음, 긴급성 높음 (3사분면)

       마감시한이 있는 내부 행사, 급박한 내부 응대, 일부 회의 및 전화

 

  중요도 낮음, 긴급성 낮음 (4사분면)

       마감시한에 여유가 있는 내부업무, 관련없는 메일 처리, 인간관계

 

*(^^)*

Posted by 사용자 SB패밀리

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