천객만래 [千客萬來] (It has an interminable succession of visitors)
경위서, 시말서, 사유서의 차이




시말서
시말서는 잘못한 일에 대하여 발생한 일의 전말과 본인의 사죄의 내용을 상세하게 기입해야 하며, "자신의 과실임을 인정하고 앞으로는 두 번 다시 이와 똑같은 문제를 일으키지 않겠다" 고 서약하는 것으로서 잘못을 저지른 사람에게 압력을 행사하여 재발 방지를 꾀하는 효과적인 방법으로 시말서는 일종의 잘못을 반성하는 문서입니다.



경위서
경위서는 어떤 일이 발생하였을 때 그 시작에서부터 끝까지 적은 글을 경위서(전말서)라고 합니다. 즉, 본인 과실에 대해 그 정황의 앞뒤를 자세히 적어서 보고하는 문서가 경위서입니다. 경위서는 어떤 일이 발생하였을 때 객관적이고 중립적인 입장에서 발생한 사태의 경과를 설명하는 것이므로 개인적이고 주관적인 의견이나 변명 같은 내용이 들어가서는 안되며, 시말서처럼 사과의 말이 들어갈 필요가 없으므로 사실과 경과를 객관적으로 정확히 기술하는 문서입니다.



사유서
사유서는 본인 잘못이 아닌 어떤 다른 일, 예를들어 부모님이나 자식이 아파 병원에 갔거나 하는 일이 있어서 약속된 일을 수행하지 못했을 때 소명하는 자료로 내는 문서입니다.


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   주간업무일지 작성요령과 의의


통상 일일업무일지는 내용이 세분화 되어서 업무 내용을 자세히 기재하여야 하겠지만, 주간업무일지는 한주 동안의 업무의 진행에 있어서 종료상황 및 계속 진행상황 등에 대해 간략하게 기재하는 형식이 될 것입니다.
부서별 업무회의 시 주간업무일지를 지참하여 배포하도록 하는 것은 같은 부서원들이 서로의 업무에 대해 대강의 업무진척을 파악하도록 하여 부서의 업무 효율을 높일 수 있다는 점에서 긍정적 효과를 가진다고 할 것입니다.
즉, 자신의 업무만을 담당하고 같은 부서의 다른 동료의 업무에 대해서 전혀 모른다면 혹은 알더라도 막연히 피상적으로 접하는 순간에만 관련 업무를 알게 된다면 회사 전체적으로 보아서는 유기적 업무협조에 있어서 지장을 초래할 수 있으므로, 자신의 업무와 동료의 업무가 어떠한 상관관계로 진행이 되는 지를 파악함에 있어서 업무일지의 상호 배포 및 발표는 그 의의가 크다고 할 것입니다.

구체적 작성방법에 있어서는 우선 문장의 작성은 기재 내용이 너무 길어지지 않게 하되 핵심적 내용은 모두 기재하는 것이 요령이라 하겠습니다. 왜냐하면 기본적으로 자신의 전문 업무에 대해 세부적으로 기재를 하여도 동료는 이에 대해 잘 모르므로 가능하면 요약을 하되 동료가 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 문장작성의 기술이라고 하겠습니다.

그리고 양식의 내용은 작성자 정보, 요일별 종료업무 및 미종료 업무, 미종료업무의 추후 진행일정, 다음주의 전체적인 추진업무, 기타사항의 기재를 하면 될 것입니다. 물론 회사의 특성에 맞추어 언제든지 자유롭게 변형이 가능하다고 할 것입니다.

이하에서 주간 업무일지의 예제를 들어보겠습니다.






통상 일일업무일지는 내용이 세분화 되어서 업무 내용을 자세히 기재하여야 하겠지만, 주간업무일지는 한주 동안의 업무의 진행에 있어서 종료상황 및 계속 진행상황 등에 대해 간략하게 기재하는 형식이 될 것입니다.
부서별 업무회의 시 주간업무일지를 지참하여 배포하도록 하는 것은 같은 부서원들이 서로의 업무에 대해 대강의 업무진척을 파악하도록 하여 부서의 업무 효율을 높일 수 있다는 점에서 긍정적 효과를 가진다고 할 것입니다.
즉, 자신의 업무만을 담당하고 같은 부서의 다른 동료의 업무에 대해서 전혀 모른다면 혹은 알더라도 막연히 피상적으로 접하는 순간에만 관련 업무를 알게 된다면 회사 전체적으로 보아서는 유기적 업무협조에 있어서 지장을 초래할 수 있으므로, 자신의 업무와 동료의 업무가 어떠한 상관관계로 진행이 되는 지를 파악함에 있어서 업무일지의 상호 배포 및 발표는 그 의의가 크다고 할 것입니다.

구체적 작성방법에 있어서는 우선 문장의 작성은 기재 내용이 너무 길어지지 않게 하되 핵심적 내용은 모두 기재하는 것이 요령이라 하겠습니다. 왜냐하면 기본적으로 자신의 전문 업무에 대해 세부적으로 기재를 하여도 동료는 이에 대해 잘 모르므로 가능하면 요약을 하되 동료가 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 문장작성의 기술이라고 하겠습니다.

그리고 양식의 내용은 작성자 정보, 요일별 종료업무 및 미종료 업무, 미종료업무의 추후 진행일정, 다음주의 전체적인 추진업무, 기타사항의 기재를 하면 될 것입니다. 물론 회사의 특성에 맞추어 언제든지 자유롭게 변형이 가능하다고 할 것입니다.

이하에서 주간 업무일지의 예제를 들어보겠습니다.

  

※ 작성요령


① 부서명

업무일지를 작성한 작성자가 속한 부서의 소속을 밝히는 항목입니다. 타 부서와 업무 협조를 할 때 필요하므로 상단에 적어 업무일지의 목적을 밝히는 것이 좋습니다.

② 기간

주간 업무일지의 경우 언제부터 언제까지 업무일지의 영향력이 발휘되는지 구체적으로 기재하여 주십시오. 일일 업무일지의 경우 작성 당일의 날짜를 적습니다.

③ 결재

업무일지를 보고 받은 담당자 및 상관이 서류를 검토했다는 것을 증명할 수 있도록 서명과 도장을 남깁니다.

④ 전주실천사항

종결 사항과 미종결 사항을 구분하여 적습니다. 지속적으로 업무를 추진할 수 있도록 전달하고자 하는 내용을 정확하게 기재하여 주십시오.

⑤ 실적, 목표

업무의 진행 사항을 수치화 하여 기재하여 주십시오. 근무자의 근무 실적을 객관적으로 보여주는 항목이므로 작성 전 충분히 생각한 후 기재하는 것이 좋습니다.

⑥ 금주 계획사항

부서 내에서 협의한 사항이나 금주에 종결해야 할 업무 상황을 상세하게 기재하는 항목입니다.

⑦ 특기사항

문제점을 지적하거나 타부서와 상호 교환할 정보가 있다면 적극적으로 기재하도록 합니다.

⑧ 지시사항

상급자의 지시사항을 기재하면 회의에 참석하지 못한 사람도 지시 여부를 확인할 수 있기 때문에 업무를 원활하게 진행할 수 있습니다.

⑨ 문서번호 

상기와 같이 업무일지를 작성할 경우에는 문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 합니다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 다시금 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 나타 낼 수 있습니다.



(출처 : 소백촌닭 오피로그 中..
- 주간업무일지 작성요령과 의의



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[경영/리더십] 보고 잘하는 사람이 일도 잘한다



 

보고 잘하는 사람이 일도 잘한다
[직장생활행동법칙(42)]결론부터, 자신감을 가지고, 중간보고 등…

필명=처음같이  | 12/04


직장생활에서 가장 많이 해야 하면서 가장 중요한 일 중의 하나가 보고다. 보고는 직장 커뮤니케이션의 처음이자 끝이라고 해도 과언이 아닐 정도다.

보고를 잘하는 사람은 작은 일로도 크게 칭찬을 받고 어려운 일에도 문제가 생길 가능성이 작다.

반면에, 보고를 잘하지 못하는 사람은 큰 일을 잘해 놓고도 별로 칭찬을 받지 못할 뿐만 아니라 작은 실수에 대해서는 크게 꾸지람을 받기도 한다.

인생에서 말 한 마디로 천냥빚을 갚는다면 직장에서는 보고 한 마디가 그 사람에 대한 평가를 좌지우지한다고 할 수 있다.

그렇다면 어떻게 보고를 해야 보고를 잘하는 것일까. 100% 정해진 답은 없을 것이다. 보고 받는 사람이 누구냐, 보고의 내용이 무엇이냐, 보고하는 시간이 얼마나 되느냐에 따라 보고의 방식이 달라져야 함은 당연하다.

또 문서로 보고하느냐, 구두로 보고하느냐, 프레젠테이션을 하느냐에 따라 보고의 분량과 초점과 방식이 달라지기도 한다. 하지만 어떤 식의 보고이든지 몇 가지 대체적인 원칙은 세울 수 있을 듯하다.

먼저, 최종 보고 이전에 중간 보고를 반드시 해야 한다. 단시간에 처리되는 일이라면 모르되 며칠 이상의 시간이 소요되는 일에 대해서는 반드시 중간 보고를 하는 것이 좋다.

일에 문제가 있으면 당연히 그 문제점에 대해 신속하게 보고해야 사고를 미연에 방지할 수 있고, 일이 잘 되고 있더라고 보고 받는 사람 입장에서 궁금해 할 수 있으므로 진행 상황을 보고해 주는 것이 좋다.

또 중간 보고가 중요한 것은 중간에 보고를 하다 보면 자신이 미처 발견하지 못했던 문제점을 보고 받는 사람이 발견할 수 있기 때문이다. 그로 인해 약간의 핀잔을 들을 수도 있겠으나 그런 걸 두려워해서는 안 된다.

오히려 그로 인해 보고할 시기에 생길 수 있는 문제점 하나가 해결되었다는 사실에 기뻐해야 할 것이다. 그리고 상사 입장에서는 직위가 높을수록 일의 가짓수가 기하급수적으로 늘어나기 때문에 알아서 중간에 보고해주는 부하직원만큼 믿음직한 직원도 없다.

두번째, 보고를 할 때는 자신감을 가지고 결론부터 명확하게 얘기하는 것이 중요하다. 보고 사항에 대해 결론이 나지 않았다면, 보고를 받는 사람에게 미리 양해를 구하고 보고 시기를 늦추어야 한다.

그리고 자신이 최선을 다해 노력했음에도 알 수 없는 부분이라면 보고받는 사람에게 물어봐야 하며, 묻는 것을 두려워해서는 안 된다. 창피할 수도 있고 핀잔을 들을 수도 있지만, 그렇게 미리 작은 매를 맞는 것이 나중에 큰 매를 맞는 것보다 낫다.

세번째, 완벽한 보고보다는 정확한 보고를 지향해야 한다. 여기서 완벽한 보고란 말 그대로 완벽하다는 의미가 아니라 '보고를 위한 보고'를 칭한다. 보고를 받다보면 이런 경우가 있다. 보고 내용 자체는 완벽한데, 현실성은 없는 것이다.

현실성이 없다는 건 억지로 꿰맞췄다는 것이고 깊이 생각하지 않았다는 것이다. 사실 완벽한 보고란 있을 수 없다. 어떤 일의 세부적인 측면에서는 항상 한 두 가지 문제점이 있게 마련이다.

그러한 문제점은 피하거나 숨기려 하지 말고 정확하게 표현해야 한다. 그렇게 하는 것이 사고를 미연에 방지할 수 있다. 나중에 숨겨 두었던 문제가 불거지면 만회하기 어려운 상황이 될 수도 있다는 걸 명심해야 한다.

네번째, 보고는 될 수 있는 한 간명해야 한다. 갈수록 직장인들이 처리해야 할 일의 가짓수는 늘어나고, 주5일이다 뭐다 해서 일할 시간은 줄어들고 있다. 이런 상황에서 시간은 금쪽과 같다.

보고의 성격에 따라 보고하는 시간도 달라지겠지만, 어쨌든 보고 시간을 최대한 줄이는 것은 업무 효율을 위해서도 중요하다. 보고가 간명하면 보고하는 사람 입장에서도, 보고받는 사람 입장에서도 시간이 절약되기 때문에 두 배로 시간을 버는 것이다.

다섯번째, 보고 사안에 대한 문제점에 대해서는 항상 대안을 마련하는 것이 중요하다. 보고를 단순히 현상에 대한 설명으로 생각하는 사람들이 많은데, 그 생각은 대단히 심각한 착각이다. 모든 보고란 기본적으로 어떤 일에 대한 분석이 아니라, 해결 방안임을 알아야 한다.

그리고 직장에서 중요한 것은 생각이 아니라 행동(실행)이다. 행동을 담보할 수 없는 생각은, 과장하자면 쓸모 없는 것이라고도 할 수 있다. 따라서 보고 시에 문제가 있을 수 있는 사안에 대해서는 항상 대안을 마련해 두어야 한다.

상사 입장에서는 사실 그 점이 부하직원을 평가하는 가장 중요한 잣대이기도 하다. 대안 제시 능력이 평범한 중요한 직원과 유능한 직원을 가르는 기준인 것이다.
앞서 얘기한 내용을 요약하면 아래와 같다.

<보고할 때 유념해야 할 사항>
- 진행 상황에 대한 중간 보고를 잊지 않는다
- 자신감을 가지고 결론을 명확하게 얘기한다.
- 결론이 명확하지 않을 경우 시간을 확보한다.
- 완벽한 보고보다는 정확한 보고를 지향한다.
- 간명하게 설명하고 질문에 대해서만 상세하게 얘기한다.
- 문제점에 대한 대안을 제시한다.
- 보고 시기를 어기지 않는다.
- 보고 준비가 충분치 않을 경우 미리 일정을 조정한다.
- 문제가 생겼을 때는 숨기지 말고 빠르게 보고한다.

(출처: http://blog.naver.com/sonlover.do)
쌈꼬쪼려 소백촌닭

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 직장인들이 상사와 부하 직원에게 가장 바라는 점은 무엇일까?




2013년 취업 정보 사이트 인크루트가 상사와 부하직원이 모두 있는 직장인 211명을 대상으로 설문 조사



상사에 대한 만족도


만족/보통/불만족 = 28.9% / 21.8% / 49.3%


부하직원에 대한 만족도


만족/보통/불만족 =  29.9% / 35.5% / 34.6%


상사에 대한 불만족이 훨씬 크다. 




직원들이 상사에게 불만은 갖고 있는 이유는 무엇일까요?


52.1% 업무지시가 명확했으면

47.4% 부하직원들을 잘 챙겨주고 격려해줬으면

36.0% 독단적으로 업무 처리하지 말고 의견을 경청했으면

28.4% 업무지시보다 본인 업무부터 제대로 해냈으면

17.1% 야근을 강요하지 않았으면

12.8% 업무 외에 사적인 사무를 시키지 않았으면

09.5% 잦은 회식이나 음주에 부르지 않았으면




상사가 부하 직원에게 바라는 점은 무엇일까요?


47.4% 시키는 일만 하지 말고 주도적으로 일했으면

38.9% 기본적인 예의를 갖춰 행동했으면

34.1% 업무처리 및 보고가 신속했으면

24.2% 실적, 결과물을 내는 방향으로 업무를 진행했으면

23.2% 지각, 결근 등 근태관리부터 철저히 했으면

18.0% 업무와 관련하여 자기계발에 힘썼으면

14.2% 새로운 아이템이나 아이디어를 자주 얘기했으면




올해 자신이 속한 부서에서 상사와 부하직원 중 누구의 역할이 더 중요하다고 생각 하냐는 질문에는


상사(관리자)가 중요한 역할을 한다는 대답이 73.5%

부하직원(실무자)가 중요한 역할을 한다는 응답이 26.5%


상사라고 대답한 응답보다 월등히 높았습니다. 



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보고 잘하는 사람이 일도 잘한다
[직장생활행동법칙(42)]결론부터, 자신감을 가지고, 중간보고 등…

필명=처음같이  | 12/04


직장생활에서 가장 많이 해야 하면서 가장 중요한 일 중의 하나가 보고다. 보고는 직장 커뮤니케이션의 처음이자 끝이라고 해도 과언이 아닐 정도다.

보고를 잘하는 사람은 작은 일로도 크게 칭찬을 받고 어려운 일에도 문제가 생길 가능성이 작다.

반면에, 보고를 잘하지 못하는 사람은 큰 일을 잘해 놓고도 별로 칭찬을 받지 못할 뿐만 아니라 작은 실수에 대해서는 크게 꾸지람을 받기도 한다.

인생에서 말 한 마디로 천냥빚을 갚는다면 직장에서는 보고 한 마디가 그 사람에 대한 평가를 좌지우지한다고 할 수 있다.

그렇다면 어떻게 보고를 해야 보고를 잘하는 것일까. 100% 정해진 답은 없을 것이다. 보고 받는 사람이 누구냐, 보고의 내용이 무엇이냐, 보고하는 시간이 얼마나 되느냐에 따라 보고의 방식이 달라져야 함은 당연하다.

또 문서로 보고하느냐, 구두로 보고하느냐, 프레젠테이션을 하느냐에 따라 보고의 분량과 초점과 방식이 달라지기도 한다. 하지만 어떤 식의 보고이든지 몇 가지 대체적인 원칙은 세울 수 있을 듯하다.

먼저, 최종 보고 이전에 중간 보고를 반드시 해야 한다. 단시간에 처리되는 일이라면 모르되 며칠 이상의 시간이 소요되는 일에 대해서는 반드시 중간 보고를 하는 것이 좋다.

일에 문제가 있으면 당연히 그 문제점에 대해 신속하게 보고해야 사고를 미연에 방지할 수 있고, 일이 잘 되고 있더라고 보고 받는 사람 입장에서 궁금해 할 수 있으므로 진행 상황을 보고해 주는 것이 좋다.

또 중간 보고가 중요한 것은 중간에 보고를 하다 보면 자신이 미처 발견하지 못했던 문제점을 보고 받는 사람이 발견할 수 있기 때문이다. 그로 인해 약간의 핀잔을 들을 수도 있겠으나 그런 걸 두려워해서는 안 된다.

오히려 그로 인해 보고할 시기에 생길 수 있는 문제점 하나가 해결되었다는 사실에 기뻐해야 할 것이다. 그리고 상사 입장에서는 직위가 높을수록 일의 가짓수가 기하급수적으로 늘어나기 때문에 알아서 중간에 보고해주는 부하직원만큼 믿음직한 직원도 없다.

두번째, 보고를 할 때는 자신감을 가지고 결론부터 명확하게 얘기하는 것이 중요하다. 보고 사항에 대해 결론이 나지 않았다면, 보고를 받는 사람에게 미리 양해를 구하고 보고 시기를 늦추어야 한다.

그리고 자신이 최선을 다해 노력했음에도 알 수 없는 부분이라면 보고받는 사람에게 물어봐야 하며, 묻는 것을 두려워해서는 안 된다. 창피할 수도 있고 핀잔을 들을 수도 있지만, 그렇게 미리 작은 매를 맞는 것이 나중에 큰 매를 맞는 것보다 낫다.

세번째, 완벽한 보고보다는 정확한 보고를 지향해야 한다. 여기서 완벽한 보고란 말 그대로 완벽하다는 의미가 아니라 '보고를 위한 보고'를 칭한다. 보고를 받다보면 이런 경우가 있다. 보고 내용 자체는 완벽한데, 현실성은 없는 것이다.

현실성이 없다는 건 억지로 꿰맞췄다는 것이고 깊이 생각하지 않았다는 것이다. 사실 완벽한 보고란 있을 수 없다. 어떤 일의 세부적인 측면에서는 항상 한 두 가지 문제점이 있게 마련이다.

그러한 문제점은 피하거나 숨기려 하지 말고 정확하게 표현해야 한다. 그렇게 하는 것이 사고를 미연에 방지할 수 있다. 나중에 숨겨 두었던 문제가 불거지면 만회하기 어려운 상황이 될 수도 있다는 걸 명심해야 한다.

네번째, 보고는 될 수 있는 한 간명해야 한다. 갈수록 직장인들이 처리해야 할 일의 가짓수는 늘어나고, 주5일이다 뭐다 해서 일할 시간은 줄어들고 있다. 이런 상황에서 시간은 금쪽과 같다.

보고의 성격에 따라 보고하는 시간도 달라지겠지만, 어쨌든 보고 시간을 최대한 줄이는 것은 업무 효율을 위해서도 중요하다. 보고가 간명하면 보고하는 사람 입장에서도, 보고받는 사람 입장에서도 시간이 절약되기 때문에 두 배로 시간을 버는 것이다.

다섯번째, 보고 사안에 대한 문제점에 대해서는 항상 대안을 마련하는 것이 중요하다. 보고를 단순히 현상에 대한 설명으로 생각하는 사람들이 많은데, 그 생각은 대단히 심각한 착각이다. 모든 보고란 기본적으로 어떤 일에 대한 분석이 아니라, 해결 방안임을 알아야 한다.

그리고 직장에서 중요한 것은 생각이 아니라 행동(실행)이다. 행동을 담보할 수 없는 생각은, 과장하자면 쓸모 없는 것이라고도 할 수 있다. 따라서 보고 시에 문제가 있을 수 있는 사안에 대해서는 항상 대안을 마련해 두어야 한다.

상사 입장에서는 사실 그 점이 부하직원을 평가하는 가장 중요한 잣대이기도 하다. 대안 제시 능력이 평범한 중요한 직원과 유능한 직원을 가르는 기준인 것이다.
앞서 얘기한 내용을 요약하면 아래와 같다.

<보고할 때 유념해야 할 사항>
- 진행 상황에 대한 중간 보고를 잊지 않는다
- 자신감을 가지고 결론을 명확하게 얘기한다.
- 결론이 명확하지 않을 경우 시간을 확보한다.
- 완벽한 보고보다는 정확한 보고를 지향한다.
- 간명하게 설명하고 질문에 대해서만 상세하게 얘기한다.
- 문제점에 대한 대안을 제시한다.
- 보고 시기를 어기지 않는다.
- 보고 준비가 충분치 않을 경우 미리 일정을 조정한다.
- 문제가 생겼을 때는 숨기지 말고 빠르게 보고한다.

(출처: http://blog.naver.com/sonlover.do)
쌈꼬쪼려 소백촌닭

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