해마다 많은 젊은이들이 취업을 위한 스펙을 쌓기 위해 끊임없이 노력을 기울인다. 그러나 ‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’라는 말이 있다. 현대는 자기 PR시대이다. 머릿속에 창의적인 지식이 있고 남다른 스펙을 마련했더라도 미래의 고용주 앞에서 또는 직장의 상사에게 효율적으로 전달하지 못하면 풀지 못한 문제로 남을 수밖에 없다.
우리나라의 피겨선수인 김연아 선수가 평창 올림픽 유치를 위한 프레젠테이션을 준비하면서 하루 2시간씩 컨설턴트로 부터 지도를 받았다는 신문기사를 보고 공감을 했었다. 왜냐하면 글로벌 무대에서 문화가 다른 수용자(청자)들에게 납득할만한 메시지를 전달해야 하는 연설과 프레젠테이션은 전달자가 아닌 전달을 받는 수용자의 입장에서 메시지와 전달방식을 항상 조명해야 하기 때문이다. 국내에서나 글로벌 무대에서 효율적인 프레젠테이션은 어떻게 준비해야 할까? 간략하게 정리해보고자 한다.
1. 주제(제목) 선정
‘어떤 제목과 내용을 전달한 것인가’를 정하는 것은 프레젠테이션의 첫 단계이다. 때때로 전달해야할 제목이 구체적으로 미리 정해질 수도 있고 범위가 정해지면 더 구체적인 제목을 프레젠터가 결정할 수도 있다. 제목을 구체적이고 명확하지 않고 막연하게 정하게 되면 자료수집이 막연해지고 생각보다 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라 때때로 관련 자료가 부족해서 어려움을 겪을 수 있다.
제목을 정할 때 첫째 알아야 할 것은 프레젠테이션의 목적이 무엇인가 확인하는 것이다.
특정한 지식을 전달하기 위한 것인가(inxformative)? 아니면 프레젠테이션의 수용자를 설득하기 위한 것인가 (persuasive)?
목적이 확인되면 다음의 질문을 스스로에게 던져보자. 나는 평소 어느 부문에 관심이 있는가? 더 알고 싶은 특정분야는 무엇인가? 내가 가장 잘 할 수 있는 분야는 무엇인가(전공, 취미 등)? 또한 글로벌 무대에서 다양한 배경지식이 있는 대중을 대상으로 프레젠테이션을 한다면 특정 문화에서 금기시 하는 토픽은 결코 선택해서는 안 된다.
한 예로 스칸디나비아 국가들은 성(sex)에 대해 공식석상에서 담화하는 것에 대해 비교적 관대한 편이다. 그러나 이슬람 국가들이나 아시아문화권에서 공개적으로 논하는 것은 금물이다.
2. 수용자(청중)에 대한 분석
제목이 정해지고 나면 내가 상대하는 대중, 즉 프레젠테이션을 듣는 수용자들은 누구인가에 대해 파악해야 한다. 프레젠테이션을 통해 기대하는 것은 무엇인가? - 그들이 배워야 할 것과 변화되어야 할 가치와 행동은 어떤 것들인가? 그러면 어떤 방법을 사용해야 이러한 목적을 가장 효과적으로 달성할 수 있을까? 하는 것들이다.
보통 수용자들의 성별, 나이, 종교, 교육 정도, 정치성향, 문화, 인종적인 배경을 파악하는 것이 중요하고 한걸음 더 나아가 수용자의 규모는 어느 정도인가, 내가 전달하고자 하는 내용에 대한 관심과 사전 지식의 정도, 그리고 태도(동의하는지 아니면 적대적인지)를 파악해야 한다.
주제․제목을 정하는 위의 단계에서 언급했듯이 효율적인 전달방식을 결정하려면 수용자의 문화특성에 대해서도 깊이 생각해 보아야 한다. 때때로 서구문화에서는 이슈에 대해 직접적으로 언급하고, 귀납적이고 연역적인 논리에 익숙하다. 감정에 호소하는 것 보다는 수치에 기반한 냉철한 분석과 전달이 효과적이다. 중동과 라틴아메리카는 대중연설이 항상 웅변조이거나 드라마틱한 어법을 선호한다.
그 후에는 주위 환경을 파악해야 한다. 프레젠테이션이 이루어지는 장소는 어느 정도 규모인가. 조명과 마이크와 프로젝터 기기는 어느 정도 이용이 가능한가. 청중의 자리는 어떻게 배열되어 있는가 등을 미리 파악하고 대비해야 한다.
3. 자료 수집
공식적인 프레젠테이션은 정확한 자료를 수집해서 준비되어야 한다. 자료수집 방법은 인터뷰나 서베이 등을 이용해 primary data를 수집할 수도 있지만 도서관이나 인터넷 서치를 통해 secondary data등도 이용할 수도 있다. 디지털 기술의 발달로 정보취득은 과거에 비해 매우 편리하고 용이해졌다. 이제는 정보가 부족한 것이 문제가 아니고 정보의 홍수 속에서 정확하고 믿을만한 정보를 구하는 것이 매우 중요해졌다. 가장 많이 사용하는 통계자료의 예를 들어보면 정확한 정보인지를 확인하기 위해 다음의 질문을 던져볼만하다.
▲자료의 소스가 신뢰할만한 곳인가? ▲자료의 출처가 편향되어 있지 않은가? ▲자료는 가장 최근의 것인가? ▲통계는 어떻게 추출된 것인가? ▲신뢰도와 타당성은 있는가? ▲자료에 사용할 통계와 반대의 결과를 제시하는 통계는 없는가?
4.프레젠테이션 구성(조직)
자료가 수집되었으면 프레젠테이션을 조직하고 구성하는 단계로 넘어간다. 프레젠테이션의 성격에 따라 여러 가지 방법이 있겠으나 가장 일반적인 구조는 서론-본론-결론으로 나뉠 수 있겠다. 어떤 성격의 프레젠테이션이라도 이처럼 세 부분으로 구성된다고 생각하면 큰 어려움이 없을 것이다. 세 부분의 일반적인 기능은 다음과 같다.
1) 서론의 기능
수용자들의 흥미를 유발시키고 관심을 집중시키도록 한다.
Ice breaker를 사용한다는 것이다. 전문가들은 30초에서 1분 안에 프레젠터에 대한 첫인상과 스피치에 대해 더 집중해서 들을지가 결정된다고 한다. 두 번째 단계에서 언급한 수용자에 대한 조사를 통해서 어떤 것이 흥미를 유발할 수 있을지 연구해야 한다. 많은 프레젠터들이 흥미를 유발할 수 있는 질문을 던지면서 관심을 집중시키기도 한다. 또한 유명한 속담이나 구절을 인용하기도 한다. 시간이 있다면 흥미 있는 일화나 이야기로 시작하는 것도 한 방법일수 있겠다. 비디오 클립을 틀면서(너무 길면 안 됨) 시작하는 것도 한 방법일수 있겠다.
프레젠테이션 제목을 명확히 밝히라.
많은 프레젠터들이 이미 프레젠테이션에 대한 통보가 되어있을 텐데 제목에 대해 다시 밝히는 것은 시간 낭비라고 생각한다. 하지만 대중의 지능을 과대평가하지 말라는 말이 있다. 대중은 전달자만큼 그렇게 제목에 대해 신경 쓰고 기억하지 않는다. 끊임없이 전달할 내용과 제목에 대해 상기시키는 것은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것이다.
신뢰성 (credibility)을 구축한다.
만약 프레젠테이션의 목적이 설득하기 위한 것(persuasion)이라면 이 기능은 매우 중요한 것이라 할 수 있겠다. 프레젠터가 동 제목에 대해서 논할 자격이 충분한 자격이 있고 가장 적합한 사람임을 알리는 것이라고 할 수 있다. 때때로 교육배경, 직업, 경험, 성품 등은 신뢰성을 제시하는데 중요한 요소라 할 수 있다.
본론의 주요 내용에 대해 사전 예고하기(preview statement)
본문에서 다룰 중요한 내용에 대해 간략하게 미리 언급하여 청중을 준비시키는 일이다. 이러한 과정은 청중이 전달될 내용에 대해 기대감을 높이고 내용에 대한 이해를 증진시키기도 한다.
2) 본론 , 중요한 내용을 논리적으로 구성한다.
본론의 메인 포인트는 3개정도가 적합하다. 물론 상황과 프레젠테이션의 성격에 따라 얼마든지 원하는 메인 포인트를 제시할 수 있지만 3가지 메인 포인트가 청중들이 기억하기가 가장 쉽다고 전문가들은 조언한다.
또한 메인 포인트와 서브 포인트가 뒤바뀌면 안 된다. 메인 포인트 다음 서브 포인트가 와야 하고 이러한 관점을 뒷받침할 수 있는 자료가 제시되어야 한다. 아울러 첫 번째 메인 포인트가 끝나고 두 번째로 넘어갈 때 반드시 부드러운 연결이 되도록 접속어를 사용해야 한다. 보통 메인 포인트를 구성하는 방법으로는 다음의 구성방법이 있다.
▲ Chronological시간대 별로 구성하는 방법이다. 역사적인 사실과 시대적인 발전상황에 대해 제시할 때 좋은 방법이다. ▲ Spatial: 방향에 따라 구성된다. 상단 중단 하단 또는 동부, 중부, 서부 하는 식이다. 지형에 대해 설명할 때 요긴한 방법이다. ▲Cause-and-effect원인과 결과에 따른 방법이다. 원인을 제시하고 그것이 미치는 파장에 대해 설명하는 방법이다. ▲ Problem-solution 첫 번째로 해결되어야 할 문제에 대해 제시하고 두 번째 그 문제를 해결할 수 있는 방법을 제시하는 것이다. 특별한 정책적인 이슈에 대해 청중을 설득할 때 사용하는 방법이다. ▲Topical일정 대상에 대해 서브토픽으로 나누어 각각 다른 면을 설명할 때 사용한다. 한 예로 한 인물에 대해 논할 때 사회인으로서 공적인 모습, 일상생활에서의 사적인 모습, 그리고 특정한 사건과 관련한 모습 등을 설명할 수 있다.
3) 결론의 기능
프레젠테이션이 마무리 될것 임을 예시 한다.
간략히 제시되었던 내용을 요약하면서 프레젠테이션이 끝날 것임을 청중에게 예시한다. 이것을 흔히 Brake-light 기능 이라고 한다. 차에서 브레이크를 밟으면 등이 들어오면서 차가 정지할 것임을 알리듯이 프레젠테이션이 곧 마무리될 것임을 알리는 것이다.
제시되었던 내용에 대해 보강하고 강조하는 역할을 한다.
그리고 프레젠테이션을 통해 제시된 중심내용을 강조하면서 강한 인상을 청중에게 남길 수 있도록 한다. 때때로 드라마틱한 내용을 제시하기도 하고 의미 있는 질문을하기도 하고 또한 서론에서 이야기 했던 것을 다시 다른 말로 반복하기도 한다.
5. 전달 (Delivery)
아무리 자료가 좋고 구성이 잘되었어도 실제 전달이 효율적이지 못하면 그 프레젠테이션은 성공적이라고 말할 수 없다. 좋은 전달은 어떤 조건이 충족되어야 하는 것일까?
1) 좋은 전달의 조건
첫 번째로 명확해야 한다. (clarity) 프레젠터의 언어/비언어가 명확하여 내용을 설명할 때 청중이 애매 모호함 없이 이해해야 한다.
두 번째로 전달은 부드럽고 유창하게 마치 대화를 나누듯이 흘러가야 하지만 동시에 공식 프레젠테이션으로서의 격식을 따라야 한다. 구성과 특히 언어 사용 시 비공식적 모임이나 동년배 친구사이에서나 사용할 수 있는 은어나 속어는 사용해서는 안 된다. 아웃라인이나 노트를 준비하여 그것을 보면서 전달하는 것은 좋지만 청중과 충분한 시선교환이 되지 않고 고개 숙여 아웃라인만 본다든지 파워포인트 슬라이드만 바라보고 설명하는 것은 효율적인 전달이 아니다. 자칫 잘못하면 스피치가 되지 않고 아웃라인을 계속 읽게 되는 결과를 초래하게 된다.
셋째로, 화자와 청중간의 공감대가 형성되어야 한다. 이 뜻은 화자가 제시하는 이슈에 대해 사상과 이해가 일치되고 공동체의식이 고취되어야 한다는 것이다. 실제로 많은 정치가들이나 전문가들은 연설 전에 자신의 배경과 사상 또는 취미 등 모든 것 들을 청중과 연결시켜 동일시하는 노력을 한다. 이것은 identification이라는 기법으로 나와 청중이 공통분모를 소유하면 친근하게 느껴지고 전달하는 메시지 효과가 더 나아질 수 있다는 이야기이다.
2) 연습 또 연습
훌륭한 프레젠테이션은 그냥 타고나는 것이 아니다. 충분한 준비와 연습이 필요하다. 상기에 명시된 과정 중 전달을 위한 준비가 끝났으면 실제 연습을 한 후 전달하게 된다. 이 과정에서 반드시 해결해야 할 이슈가 있다. 많은 이들이 친구와 만나서 이야기하거나 비공식적인 모임에서 의견을 피력하는 것은 그다지 어렵지 않다고 이야기 한다. 하지만 공식석상에서 프레젠테이션은 매우 어렵다고 이야기한다. 아마도 프레젠테이션을 시작했을 때 또는 시작하기 며칠 전 또는 몇 분전 스트레스가 가장 심하지 않을까 한다. 목소리가 떨리고, 무릎이 떨리고, 손에서 진땀이 나고 그동안 준비했던 내용들이 머릿속에서 하얗게 되어 기억이 잘나지 않는 것 등을 이야기한다.
오페라가수도 무대에 서거나 서기전에 느끼는 두려움을 stage fright이라고 표현한다고 한다. 프레젠터가 스피치를 해야 할 때 겪는 동일한 두려움, 우리는 이것을 communication apprehension이라고 부른다.
다행인 것은 이것은 누구나 겪는 보편타당한 현상이라는 것이다. 그리고 프레젠터 본인은 떨리고 힘들지라도 청중은 이러한 것을 그렇게 쉽게 확인할 수 없다는 것이다. Communication apprehension은 어떻게 극복할 수 있을까? 전문가들이 제시하는 방법을 몇 가지 확인해보자.
평소에 청중 앞에서 의견을 발표하는 기회를 많이 갖도록 한다. 소규모 모임이나 심지어 가족들 앞에서도 과감히 나서서 발표를 해보도록 한다. 긍정적인 생각을 갖는다. 특히 자신의 프레젠테이션이 성공적으로 끝나 박수갈채를 받는 모습을 수없이 머릿속으로 상상하며 자신에게 다짐하는 것이다. 비록 화자는 초조하지만 이런 것 들이 일반 청중에게는 잘 발견되지 않는다는 것을 명심한다. 연습 또 연습해본다. 특히 가능하다면 미리 연설 장소에 가서 드레스 리허설 하면서 실제상황처럼 연습을 해보는 것이다. 일단 아웃라인을 수없이 읽고 익숙하게 한 다음 아웃라인을 가지고 연설을 시작해 본다. 충분한 아이컨택이 되는지 연습해야 한다.
3) 비쥬얼 에이드 사용
파워포인트 슬라이드나 멀티미디어 등 다양한 비쥬얼 에이드를 사용할 수 있다. 이러한 것을 사용 시 명심해야 될 원리는 다음과 같다.
첫째로 간단해야 한다. 비쥬얼 에이드는 보조기구일 뿐이다. 가장 중요한 것은 잘 준비된 메인 포인트와 효율적인 전달이다. 비쥬얼 에이드가 너무 화려하면 주객이 전도될 수 있다. 화자의 말보다 비쥬얼 에이드에 청중들이 더 신경을 쓸 수 있다는 것이다.
둘째로 명확해야 한다. 정보가 너무 산만하게 많이 들어가면 역효과만 일으킬 수 있다. 마지막으로 활자나 그림 등이 청중들에게 보이도록 충분한 크기로 만들어져야 한다. 항상 맨 뒷줄에 있는 청중들이 충분히 볼 수 있나 확인해 보아야 한다. 고속도로를 달릴 때 마다 보이는 빌보드 광고를 보라 높이와 활자크기가 운전자들이 일정거리에서 편안히 읽을 수 있도록 치밀하게 구성된 것이다. 또한 통계수치는 그래프로 만들어 제시하면 더 효과적일 수 있다.
4) 실제 전달
실제로 전달이 시작되면 청중의 Feedback 에 유념한다. 민감하게 청중의 반응을 살펴라. 프레젠테이션은 일방 소통(One-way communication) 이 아니다. 청중이 잘 이해 못하는 듯 하면 더 시간을 들여서 부연 설명을 하라. 청중이 너무 잘 아는 내용이라고 판단이 되면 간략히 설명한다. 시간배분을 잘해서 시간이 지연되지 않도록 한다.
마지막으로 자신을 가지라. 화자인 당신이 주인공이다. 어떤 결과가 나오건 그 시간 만큼은 당신이 주인공이다. 준비한 만큼 마음껏 펼쳐라.
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