[경영/리더십] 보고의 비밀

보고, 어디까지 어떻게 해야하나

보고는 회사에서 매우 중요한 문제이다. 보고관계가 곧 상하관계라 해도 과언이 아니기 때문이다. '누구에게 보고하느냐?' 라는 말은 곧 '누가 상사냐?' 하는 말과 동일하다. 그런데 이상하게도 회사에 다녀본 경력직원들조차 보고의 중요성을 모르는 경우가 많다. 그래서 잘못된 보고 때문에 생기는 크고 작은 문제와 갈등도 많다. 상사 입장에서는 제때 정확한 보고를 받지 못해 일이 일파만파 커질 때마다 '귀신이 곡할 노릇'이라는 탄식이 절로 나온다.

보고할 때 가장 기본적으로 가져야 할 자세는 '팩트(fact)'와 판단(judgement)'를 구분하는 것이다. 상사는 부하에게 객관적인 팩트를 원하지, 판단을 기대하지 않는다. 그런데 팩트와 판단이 뒤섞이면 그 때부터 '이걸 보고해야 돼, 말아야 돼?'라는 고민에 휩싸이게 된다. 그 뿐 아니라 '판단'을 하게 되면 '해결'도 하고 싶어진다. 충진한 마음이 이 문제를 해결해 상사를 편하게 해주고 싶은 것이다. 그러나 해결은 상사의 몫이지 부하의 몫이 아니다. 상사가 해결하라고 지시하면 그 때 나서면 된다. 다음은 어떤 경우라도 반드시 지켜야 할  보고의 요령이다.

1. 무조건 신속하게 보고한다.
문제란 늘 꼬리에 꼬리를 물고 터지게 마련이다. 한 가지 문제가 생기면 곧바로 다른 문제가 따라온다고 생각하면 틀림없다. 따라서 '신속'이 생명이다. 부하가 할 일은 무조건 신속하게 보고하는 것이다.

2. 내용에 따라 판단하지 마라.
보고해야할 내용에 대해 절대로 판단하지 말고 있는 그대로 보고하라. 설령 상사에게 좋지 않은 내용이라 생각되더라도 그것은 당신의 판단일 뿐 상사는 다르게 받아들일 수도 있다. 보고는 부하가 하고 판단은 상사가 한다.

3. 결과부터 보고해라.
보고할 때는 어떤 문제가 생겼으며 현재 결과가 어떻게 됐는지만 간단명료하게 말하라. 문제가 생긴 경위나 내용은 상사가 물어보면 대답하라. 상사는 시간과 참을성이 없다고 생각하라(실제로도 그렇다). 상사의 관심은 오로지 결과일 뿐이다.

4. 일을 시키면 중간보고를 해라.
직원에게 제안서를 쓰라고 시키면 일주일 동안 조용히 있다가 "다 됐습니다"하고 보고하는 경우가 대부분이다. 그럴 때 상사가 '제때 제출했군'이라고 생각할까? '아니, 중간에 한 번쯤 보고를 할 것이지, 이 걸 물어보지도 않고 다 해왔어?'라며 황당해한다. 내용을 검토해보니 전혀 마음에 들지 않는다. 빨간 줄 쳐가며 지적해주기는 하지만 시간도 걸리고 짜증도 난다. 결국 열받은 상사가 한마디 한다.

"이 걸 제안서라고 썼어? 다시 써. 내일 아침까지!"

그 직원은 그 날 회사에서 밤새워야 한다. 더 심하면 이런 경우도 있다. 같은 제안서를 맡겼다. 일주일이 되어도 소식이 없어 물어본다.

"제안서 어떻게 됐지?"

"다른 일 때문에 못 했습니다."

이럴 때 상사는 '오 마이 갓!'이다. 열이 쫘악 올라간다. 그래도 체면이 있으니 화가 나는 것을 참고 천천히 침착하게 물어본다.

"그걸 왜 이제 보고하나?"

그 직원은 아마 머리를 긁적이면서 이렇게 말할 것이다.

"언제까지 해오라는 말씀이 없으셔서..."

어 심각한 경우도 있다.

"잊었습니다. 죄송합니다."

이런 직원들 모두 인사고과는 '0'을 받는다고 생각하면 된다. 상사가 일을 시키면 최소한 2~3일에 한 번씩은 와서 "현재 3분의 1정도 했습니다. 끝내려면 5일정도 걸릴 것 같습니다. 자료 조사하는데 시간이 많이 걸려서 그러는데, 신입사원 1명만 붙여주시면 감사하겠습니다. 그러면 4일 안에 끝낼 수 있습니다." 라는 식으로 보고해야 한다.

직원들이 '보고의 의무'를 다하지 못하면 그 조직은 마비된다. 과장이 아니다. 상사는 팀 전체의 인력, 시간, 비용을 따져서 인력을 적절히 배치해 최대한 효과를 끌어내야 한다. 위의 사례처럼 제안서를 정해진 시간 내에 마치지 못하면 최악의 경우 회사가 계약을 성사하지 못하는 상황까지 온다. 개인의 나태함이 조직 전체에 피해를 주는 것이다. 백번 양보해서, 일은 못해도 좋다. 그러나 보고는 있는 그대로 신속하게 해라.
보고의 책임을 다하지 않는 직원은 잘려도 할 말이 없다.

- 어떤 조직에서도 승승장구하는 사람들의 비책 [공피고아(攻彼顧我)]에서

이 글을 읽고... 보고 뿐만이 아니라 시킨 일만이 아닌 시킨일을 확인하고 나아가 다음 일까지 생각해서 예상하는 부하직원이 있다면 그 부하직원 뿐만이 아니라 상사까지 탄력을 받아서 프로젝트를 진행할 수 있을 것이다.
수동적으로 시킨 일만 다음 확인시까지 기다리는 직원이 아니라 먼저 일정과 업무를 확인하고 문제는 문의하고 진행방향이 제대로 되어가고 있는지 확인하는 것은 좋은 직장 습관일 뿐만 아니라 자기관리를 제대로 하고 있는 것입니다.